表現力向上のために文章の基礎を見直してみよう

文章を書く力をつける

SEが表現力を向上させるためには、わかりやすい文章を書くための基礎力から見直す必要があります。これから紹介する7つのポイントを意識し、自分や他の人が書いた文章をチェックしてみましょう。

わかりやすい文章にする7つのポイント

わかりやすい文章を書くために意識したいポイントは、「確実に伝える」「納得させる」「理解しやすくする」「ひと目で理解できる」「正確に伝える」「簡潔に伝える」「心に訴える」の7つです。わかりやすい文章は、要点が明確なので確実に伝わります。要点に対する理由や詳細が明確な文章には説得力があります。文章に説得力があるなら、読み手はすんなりと納得できるでしょう。理由や根拠がない文章は要点がぼやけてしまうため、伝えたいことがうまく伝わりません。ひとつのテクニックとして視覚に訴える書き方を覚えておくことも大切です。読み込まなくてもひと目でわかるような文章構造にすると、読み手は直感的に内容を理解しやすくなります。
難しい言葉を使わないようにすることも、わかりやすい文章には不可欠な要素です。IT用語は一般の人にとって難解なものも多いので、顧客に対する文章を作成する際には十分な配慮が必要です。プロジェクトチーム向けの文章については、必ずしも顧客向けの文章と同じにする必要はありません。とはいえ、できるだけわかりやすい文章にする意識は持っておくようにしましょう。大切なのは伝えることなので、難しい言葉をあえて選ぶ必要はありません。
要点を際立たせつつ簡潔に文章をまとめようとすると、言葉を省略しすぎてしまうリスクが高まります。書きすぎの部分は省略するべきですが、省略しすぎないようにも注意しなければなりません。長い文章と短い文章なら、短い文章のほうがわかりやすい文章に仕上がります。重複しているところがあればそぎ落とし、論点が散らばらないよう全体のバランスを見ながら文章を作っていきます。伝えたいことが多かったり複雑だったりすると、難しい文章を長々と書いてしまうことが少なくありません。そのようなときこそ無駄を徹底的に省く意識を持ち、伝えたいことに優先順位をつけながら文章を組み立てていきましょう。
心に訴える文章には書き手の感情が含まれます。ビジネスの文章に込める感情はよくコントロールする必要がありますが、相手の心に訴えたいときの文章には書き手の熱意が必要です。
以上のポイントを意識しながら文章を作成し、完成した文章を読み返してみましょう。修正が必要な箇所を修正したら、もう一度読んで全体のバランスを確認します。そうしたことを繰り返すうちに、表現力は徐々に向上していくでしょう。